Si au début des années 2000, on pouvait facilement se passer de méthodes d’archivage avancées, aujourd’hui, le volume exponentiel de documents à gérer pousse certaines entreprises à améliorer cette pratique. Entre les différents échanges numériques, les documents administratifs, les pièces comptables… les informations s’entassent rapidement. Il devient indispensable d’asseoir une bonne politique d’archivage de documents au sein d’une entreprise, quelle que soit sa taille.
Archiver pour se conformer à la loi
Conformément à la législation en vigueur, toute organisation est tenue de conserver et d’avoir à portée de main ses archives au cas où il devrait les ressortir à titre justificatif. Dans le cas où l’entreprise est dans l’incapacité de fournir les pièces demandées dans les temps impartis pour sa recherche, elle s’expose à des sanctions. Par ailleurs, la présentation du document ou la production de la donnée ne suffit pas. Elle doit aussi justifier de son authenticité et de son intégrité. Si l’on prend l’exemple d’un audit comptable, l’entreprise devra présenter des pièces comptables authentiques pour qu’elles soient recevables en tant que preuve.
En étant en mesure de produire des documents à valeur probatoire, une entreprise protège ses droits. Archiver est une obligation légale. Elle doit respecter une durée précise clairement définie par loi. Un bon système d’archivage garantit une réponse prompte à toute demande de pièce justificative lors d’un contrôle, qu’il soit effectué en interne ou par une entité tierce (cabinet d’audit, tribunal, etc.).
Un meilleur fonctionnement en interne
Instaurer une politique d’archivage efficace garantit la pérennité du patrimoine documentaire dans une entreprise. Par ailleurs, il facilite aussi l’exploitation et l’analyse des documents qui exigent parfois une bonne réactivité. Dans certaines organisations, l’utilisation de systèmes d’archivage avancés permet d’obtenir n’importe quelle information en temps réel, à travers des outils, à l’instar d’un moteur de recherche développé en interne. Ce type d’exploit fait entièrement la différence au quotidien. À titre d’exemple, une entreprise commerciale a tout intérêt à avoir à portée de main le dossier de tous ses clients pour pouvoir connaître leurs historiques d’achat et les aider à passer à l’acte d’achat. Le traitement rapide d’une information peut donc être décisif dans la satisfaction client, par exemple.
La sécurité des données, des informations et des documents
La perte de données ainsi que le vol constituent les plus grandes hantises des entreprises de nos jours. Une politique d’archivage permet ainsi d’éradiquer ces cas de figure à travers une application stricte. Elle embarque avec elle les notions de confidentialité et la protection informations. En effet, une conversation de document, que ce soit physique ou électronique, ne saurait être effective s’il ne s’accompagne pas de leur protection. Il faut savoir que tout document archivé possède une valeur légale et une valeur historique. Ils ne doivent pas ainsi être divulgués à tort et à travers.
Une question d’argent…
Un système d’archivage efficace crée de la valeur ajoutée pour une entreprise. Il lui permet d’être mieux organisée, ce qui se traduit par une meilleure efficacité au quotidien. Dans la pratique, la recherche de documents ne prendra plus qu’un court moment. L’entreprise sera aussi en mesure d’optimiser la surface de stockage. L’exploitation des données en temps voulu lui offrira la possibilité d’atteindre une satisfaction client optimale. Que des leviers qui au final lui permettront d’amoindrir les coûts engagés dans son fonctionnement.
Par ailleurs, il faut aussi savoir que l’incapacité à produire un document lors d’un contrôle administratif, juridique ou comptable est préjudiciable. Les sanctions sont la plupart du temps d’ordre financier. Un bon système d’archivage permet de prévenir ce type de situation.
Une compartimentation des responsabilités
Protéger l’entreprise et ses dirigeants est l’un des enjeux majeurs de la mise en place d’une politique d’archivage stricte, car ils n’ont jamais été aussi exposés à des sanctions pénales qu’aujourd’hui. En effet, les textes réglementaires sont de plus en plus nombreux, faisant ainsi planer plus de 15.000 infractions pénales de toutes sortes. Un manquement à une procédure peut valoir cher, ce qui fait qu’il est de mise de compartimenter le traitement des archives, qu’il s’agisse de la production ou du classement. Les grandes sociétés utilisent ce système pour éviter que les remontés de responsabilité ne puissent atteindre le siège ou les dirigeants, une pratique tout à fait légale qui permet de réellement mettre en cause le fautif direct et non toute l’entreprise.
